ERP идва от Enterprise Resource Planning, или планиране на ресурсите на предприятието. Терминът е от 1990 г., когато го въвежда анализаторската компания Gartner. Звучи сложно, но идеята е проста: продажбите, складът, покупките и финансите работят с едни и същи данни в една система.
Повечето фирми не започват с ERP система. Започват с таблици, счетоводна програма и много телефонни обаждания. Това върши работа до един момент. Как да разберете, че сте го стигнали?
Пет признака, че ви трябва ERP
- Едни и същи данни се въвеждат по два-три пъти: в таблицата, в програмата за фактури и в имейла до склада.
- Наличностите в системата и на рафта не съвпадат и това излиза наяве чак при поръчка.
- Месечният отчет отнема дни, защото се събира на ръка от няколко места.
- Само един човек знае как върви определен процес и когато е в отпуск, всичко спира.
- Управителят не може да види бързо колко печели от даден клиент или продукт.
Ако разпознавате три или повече от тях, време е за разговор.
Какво включва една ERP система
ERP се сглобява от модули. Не са ви нужни всички, а и рядко има смисъл да ги пускате наведнъж. Най-често срещаните са:
- финанси и счетоводство;
- склад и наличности;
- покупки и доставчици;
- продажби и клиенти (CRM);
- производство и планиране;
- персонал и заплати;
- проекти и задачи.
Силата идва от връзката между тях. Продажбата намалява наличността, наличността подсказва кога да поръчате, а поръчката стига до счетоводството, без някой да преписва.
Готова система или по поръчка
Има готови ERP системи за фирми от всякакъв размер, от Odoo до SAP. Те са добър избор, когато процесите ви са стандартни и сте готови да се нагодите към системата.
Софтуерът по поръчка има смисъл, когато начинът ви на работа е част от предимството ви пред конкурентите. Или когато готовата система иска толкова настройки, че излиза по-скъпо от собствена. Тогава системата следва вашите процеси, а не обратното.
Често решението е по средата. Запазвате счетоводната програма, която вече работи, и добавяте свои модули за това, което готовите системи не правят добре. После всичко се свързва чрез API, за да си говори.
Пример от практиката
За ДКЦ в Казанлък направихме система за медицинските консумативи: заявки, складови наличности, документи и отчети. В нея предвидихме разпознаване на документи (OCR), електронно подписване и работа без интернет, която се синхронизира, когато връзката се върне.
Това не е класическа ERP с всички модули. Решава обаче точно проблемите, заради които фирмите обикновено търсят ERP: една система вместо таблици, наличности, на които може да се вярва, и отчети без ръчно събиране.
С какво да започнете
Изберете процеса, който ви губи най-много време. Най-често това е складът или пътят на поръчката от заявката до фактурата. Започнете с него, вижте резултата и чак тогава добавяйте следващия модул.
Ако искате да прецените какво ви трябва, вижте как правим софтуер по поръчка. Първата стъпка винаги е спецификация: описваме процесите, етапите и сроковете, преди да е написан ред код.
